Hayatımızın en önemli iletişim mecrası haline gelmiş olan WhatsApp’ı etkin ve medeni usul ve üslup ile kullanmamız gerekiyor.

İnsanların mesaj bombardımanları ile sürekli uyarılmaktan yorgun ve bıkkın olduğunu unutmayalım. Sizden beklenmeyen bir mesajı göndermeden önce birkaç kez düşünün!

Toplu mesajlarınızı ya da gruba yazdıklarınızı, herkesin anlayabileceği açıklıkta, netlikte ve imla kurallarına dikkat ederek hatasız yazdığınızdan emin olun ve göndermeden önce en az bir kez daha okuyun. Aksi durumda bireysel ve kurumsal imajınız zarar görebilir.

Yazışırken yapılan hatalar, konuşurken yapılan hatalardan daha kritiktir; Söz uçar yazı kalır.

BÜYÜK HARFLERLE mesaj yazmayınız.

Sizin beğendiğiniz bir şeyi herkes beğenecek yanılgısına düşerek ve hatta beğenmek zorundaymışlar gibi mesajlar göndermeyiniz, dayatmayınız, bombardımana tutmayınız.

WhatsApp’da, eposta gibi uzun metinler yazarsanız okunurluğunu azaltmış olursunuz.
Beğendiğiniz uzun yazıları, kopyala/yapıştır ile bir gruba göndermek yerine ilgili yazının internet bağlantısını bulup gönderiniz.

Grup üyelerinden birisi önemli bir paylaşımda bulunmuşsa, hiç olmazsa 1 saat kadar başka bir mesaj göndermezseniz, o önemli mesaj dikkatlerden kaçmadan gerekli-beklenen ilgiyi görmüş olur.

GRUP YÖNETİMİ

Akıllıca yönetmediğiniz grup sizin grubunuz değildir; etkisiz olmaya, yok olmaya mahkûmdur. Gruba değer katan, katkı sağlayan kıymetli üyeler sessizce gruptan ayrılır.

İnsanlar gerçek hayatta da değer verdiği insanlarla bir arada olmayı tercih ettikleri gibi, değerli insanların ve paylaşımların olduğu gruplarda bulunmayı tercih ederler.

Değer verdiğiniz birinin dahi sizi gece 02:00’de, telefonla aramasını, haber vermeden evinize gelmesini tercih etmeyeceğiniz gibi, gece WhatsApp’dan mesaj gönderilmesini de tercih etmezsiniz. O halde siz de göndermeyin.
Hafta içi 9:00 – 20:30 saatleri arasında paylaşım yapmaya özen gösterilmeli. Hafta sonu, özellikle Pazar günü gerekmedikçe gönderim yapılmamalıdır. Eğer Pazar günü de “göndermeden duramıyorum, bunu göndermezsem günüm harap olur” diyorsanız, çok daha kısıtlı zaman aralığında gönderin; örneğin 11:30 -18:30 saatleri arası.

Kişileri onay almadan gruba eklemeyiniz. Grup amacına uygun olan kişileri ekleyiniz. İlgi alanları ve profilleri birbirinden çok farklı insanlardan oluşan gruplar verimsiz olur ve grup için değerli kişileri de kaybetmeye başlarsınız.

Gruba izin alarak ekleyeceğiniz kişilerle özelden yazışarak, kendisini grup üyelerine tanıtan kısa bir metin göndermelerini rica ediniz.

Bazı özel gruplarda, grup üyelerinden en az 2 kişinin referansı alınarak yeni üye eklemeleri yapılabiliyor.

Grubunuzun ismi kısa ve grubun kuruluş maksadını ifade etmelidir.

Gruba yeni katılan kişilere en fazla 2-3 kişi “hoş geldin” mesajı göndermelidir. Birden fazla “geçmiş olsun”, “başınız sağ olsun” gibi mesajlar gönderilmemelidir.

“İyi Pazarlar, günaydın, hayırlı cumalar, mutlu günler, kandiliniz kutlu olsun” gibi mesaj trafiğini artıracak, üyeleri yoracak, üstelik de fayda üretmeyecek temennileri gruba değil şahıslara isimleriyle hitap ederek göndermeniz önerilir.

Kişiselleştirilmemiş, yani kişiye ismiyle hitap edilmeyen mesajlar insanlar için pek bir değer ifade etmediği gibi birçok kişiye antipatik de gelebilir.

Belki de size “gönderme” diyemedikleri için mesajlarınıza katlanıyorlardır!

Grubunuzun kuruluş maksadı eğlence-fıkra, siyasi ya da dini içerikler paylaşmak değilse; grubunuzun ana konusunun dışında kalan Cuma, bayram vs. mesajları, fıkralar, siyasi mesajlar göndermemeniz gerekir.

Grupta birinin yazdıklarından dolayı herkesin aynı anda ona teşekkür etmesi, geçmiş olsun demesi uygun değildir. Mesajları doğrudan kendisine yazınız.

Bire bir haberleşme/tartışma durumu oluşur oluşmaz grupta yazmak yerine doğrudan ilgili kişi ile bire bir yazışmaya geçiniz.

Grubu kurduğunuzda, grubun amaç ve kurallarının yazılı olduğu tek sayfalık da olsa bir web sayfanız yoksa, ekleyeceğiniz üyelere grubun amacını direk yazınız ve onay aldıktan sonra ekleyiniz.

Grup yöneticisi olarak, gruba uygun olmayan gönderim yapan kişileri grup üzerinden uyarmayınız, direk kendisiyle iletişime geçerek güzel bir üslup ile uyarınız. Uyarılara rağmen gruba uygun olmayan gönderiler yapıyorsa tekrar uyarmadan gruptan çıkarınız.

Dini mesajlar göndererek bir ibadeti/vecibeyi yerine getirdiğiniz ve hatta sevaba girdiğiniz yanılsamasına düşerek sorumluluklarınızdan kurtulmuş olma rahatlığına kapılmayınız. Mesaj göndermekten daha somut ve insanlar için fayda üreten görevlerinizin olduğunu unutmayın. Pasifleşmenin en önemli yolu bu şekilde aktivist olmaktır. Sonra softivist olur çıkarsınız.

Kaynağından emin olmadığınız, kolayca yönlendirdiğiniz mesajlar sizi dini olarak da sorumlu kılar.

Elinize geçen her bilgiyi savurup göndermeyin, gittiği yerde bir çok şeyi yıkabilir. Hesap gününde şaşkına dönebilirsiniz; ibadetlerinizi yakan bu kolaycılığınızdan, sorumsuzluğunuzdan dolayı. “Ama benim niyetim…” ile başlayan cümleleriniz de karşılık bulmayabilir.

Çok gerekmedikçe gruplarda yoğun resim, video ve ses dosyası paylaşmak yerine bunların linklerini paylaşın.

Paylaştığınız resim-video-pdf vs. dosyaların altına, bunların içeriği hakkında kısa bir bilgi ve mümkünde gönderme maksadınızı yazın. Eğer bir makale vs. gibi bilgilendirici mesajlar ise kendi görüşünüzü de yazın. Bu ifadelerinize bağlı olarak, eğer diğer üyelerin ilgi alanındaysa açarlar.

CV paylaştığınızda ise; kişinin Ad Soyadını ve görevini-mesleğini de yazmanızı rica ederiz. Kişi ile ilgili belirtmek istediğiniz özel bir bilgi varsa, ne kadar tanıdığınıza, referans olduğunuza, görüşlerinize dair ifadeler de yazarsınız lütfen.

Yani CV’yi diğer üyeler açamadan temel bilgileri görebilsin.

Sesinizi kaydederek mesaj göndermeyiniz, mesajınızı yazılı olarak gönderiniz.

Mesajlarınızda *koyu* _italic_ ~strike~ tarzı yazı tipleri de kullanarak önemli olan vurgularınızı öne çıkarabilirsiniz, okunurluğunu kolaylaştırabilirsiniz.

Mesaj kirliliği-trafiğini artırmak gruptaki diğer kıymetli mesajların da okunma oranını düşürür.
Herkesin istifade edeceği ve sadece grup maksadına uygun konuların paylaşılması uygun olacaktır.
“Dün kaza geçirdim, annem hasta oldu, arabam yandı ama ben sağ salimim” gibi grup maksadına uymayan mesajları göndermeyiniz. Unutmayın ki grupta bulunan kişilerin hepsi sizi tanımıyor ve ayrıca birçoğunun sizinkinden daha büyük dertleri olabilir.

Ticari olan, şirket ya da ürün-hizmet tanıtımı maksatlı olan duyuruların grup kurucusundan izinsiz gönderilmemesi gerekir.

Grup üzerinden tartışmayınız; yazışmalardaki ifadeler yüz yüze kullanıldığından daha tehlikelidir, çünkü dengeleyici olan mimikler, jestler, ses tonlamaları yazışmalarda yoktur ya da yeterli değildir, yazışmalar yanlış anlaşılmaya daha müsaittir.

Grup üzerinde tartışmalar, birebir tartışmalardan çok daha tahrik edicidir ve istenmeyen noktalara taşınabilir, gurubun da insicamı bozulur. Tartışacaksanız birebir yazışmaya geçerek tartışınız. Böylece, “topluluk önünde tartışma psikolojik muharriki” de olmamış olur.

Gruptan çıkmanıza sebep olacak bir durum oluşmuşsa problemin giderilmesi konusunda grup yöneticisine yazarak düzeltilmesi konusunda istekte-bildirimde bulunun, eğer gideril(e)miyorsa çıkarılmayı ondan sonra talep ediniz, kendiniz gruptan çıkmayınız/ayrılmayınız. Davet edildiğiniz bir evden, birdenbire kalkıp ev sahibine ve orada bulunan diğer misafirlere bir şey söylemeden çekip gitmek gibi bir şeydir bu, üstelik kalan misafirlerin de kafası karışır, bir anlam veremezler bu duruma.

Geriye dönük aramalarda kayıtlara kolay erişmek için kısa, basit, net, tanımlayıcı ifadelerle paylaşım yapmakta fayda vardır.

Grupta tüm kişilerin telefonunda isminiz kayıtlı olmadığı için mesajlarınızın sonuna zaman zaman Ad-Soyad, isterseniz Şirket ve Görevinizi de yazabilirsiniz.

Gruplara, sınırlı sayıda ilgili kişiler eklenmelidir. Gruba önereceğiniz kişileri, gruba değil doğrudan grup kurucusuna-yöneticisine yazmalısınız.

WhatsApp basit bir haberleşme aracı gibi görünmesine rağmen “yayın” “toplu mesaj” gibi bazı gelişmiş özelliklerini kullanarak etkin ve doğru biçimde duyurular yapabilirsiniz; Düğün, bayram vs. duyuruları için toplu mesajlar göndermek için geçici gruplar kurulduğuna ve çok komik durumlara düşüldüğüne şahit olmuşsunuzdur.

İletişim kazaları da trafik kazaları kadar yaralayıcıdır, zararlıdır ve bazen tedavisi çok zor olabilmektedir.

Etkin bir grup yönetimi için tavsiyeleriniz olursa buraya eklememiz için bu web sitesinin iletişim sayfasına önerilerinizi yazabilirsiniz.

Burhan Koca.